Transférer les archives d’une entreprise demande beaucoup de préparation. Il s’agit d’un travail conséquent, et sur des documents souvent d’une grande fragilité. C’est d’autant plus vrai quand les archives sont anciennes. Il est donc nécessaire de connaître à l’avance toutes les étapes d’un transfert d’archives pour ne pas perdre ou dégrader des documents.
Déménager, mais pour où ?
Si déménager représente une obligation ou une nécessité, cela ne doit pas occulter l’endroit où vous allez ensuite entreposer les archives. Les documents papier sont particulièrement sensibles à la température, à l’humidité ainsi qu’au soleil. Il existe des règles précises de conservation de ce type de document et vos nouveaux locaux doivent y répondre afin de pouvoir conserver justement ces archives.
Il convient donc de faire étudier les nouveaux locaux, et de les faire adapter le cas échéant.
Les locaux sont aussi à étudier en fonction du volume nécessaire. Vous devez donc vous inquiéter de la somme de papier qui va transiter vers votre nouveau lieu de stockage. Cela permet de déterminer le nombre de cartons, meubles et classeurs nécessaires pour les archives jusqu’à aujourd’hui, et celles que vous produirez dans l’avenir. Pour se représenter ce volume, 1 mètre linéaire (une planche de 1 mètre de large dans un rack de rangement par exemple), représente environ 5000 feuilles. Cela donne environ 40 000 feuilles (format A4) pour 1 m3 d’archives, soit environ 8 mètres linéaires et 300 kg.
Quels documents vont déménager ?
Si vous prévoyez le transfert des archives, cela ne veut pas dire que chaque document doit être changé d’adresse. Un transfert est une opportunité à saisir pour faire le tri dans les documents qui doivent partir, et ceux qui peuvent finir dans le destructeur de document.
Un transfert, c’est aussi un moment idéal pour réaliser un récolement d’archives. Vous ferez ainsi un tri efficace, et pourrez reconstituer plus efficacement des collections de documents. Cela donnera de la valeur à votre nouvelle organisation dans les nouveaux locaux.
Un transfert d’archives, une question logistique
Lorsque l’on déménage des archives, il ne s’agit pas simplement de transporter des caisses de papier. Il est impératif de pouvoir organiser leur traçabilité du premier au dernier jour. Pour cela, on utilise de plus en plus l’outil informatique qui permet de suivre chaque carton. C’est l’assurance de ne rien perdre, mais aussi de reconstituer rapidement toutes les archives en situant chaque contenu avec précision et en quelques instants.
Le transfert d’archives, une question numérique
Transférer ses archives, c’est aussi passer d’un stockage papier à un stockage numérique. De plus en plus d’entreprises font ce choix afin d’assurer la pérennité de leurs documents, de faire baisser le coût du stockage et surtout d’en faciliter l’accès grâce à la puissance de l’informatique.
Le transfert d’archives, par le triage et l’organisation qu’il demande, peut donc être une période tout à fait appropriée pour passer à une version numérique de ses documents. Vous gagnerez un espace énorme, en plus de diminuer drastiquement les contraintes de sauvegarde de vos documents.
